Elemente eines starken Geschäftsreiseprogramms

Um Ihr Geschäftsreisebudget optimal nutzen zu können, ist es wichtig, dass Sie Ihr Programm so gut wie möglich nutzen. Es reicht einfach nicht aus, Reisenden zu sagen, dass sie den niedrigsten logischen Flugpreis auswählen sollen. Hier sind die Elemente, die bei der Planung oder Bewertung Ihres Reiseprogramms berücksichtigt werden sollten.

1. Reiserichtlinie

Eine gut geschriebene und verbreitete Reiserichtlinie ist die Grundlage eines guten Reiseprogramms, und ich bin immer wieder erstaunt, dass so viele Unternehmen eine so veraltete und schlecht konzipierte Reiserichtlinie haben, wenn sie überhaupt eine haben. Es ist nicht schwer, eine gut geschriebene Richtlinie zu finden. Man kann ganz einfach online finden. Alles, was bleibt, ist, dass es bearbeitet wird, um die Unternehmenskultur widerzuspiegeln, und innerhalb des Unternehmens verbreitet wird, so dass jeder es versteht und sich bereit erklärt, es zu befolgen. Aus diesem Grund ist es eine gute Idee, dass jeder eine Kopie der Reiserichtlinie unterschreibt, um sicherzustellen, dass sie von allen Mitarbeitern des Unternehmens gelesen, verstanden und verwaltet wird. Ich schlage vor, dass jeder im Unternehmen eine Kopie der Reiserichtlinie unterschreibt, unabhängig davon, ob er reist oder nicht. Sie können später ihre Position im Unternehmen wechseln und müssen reisen. Eine Reiserichtlinie muss nicht lang oder komplex sein. Einige der besten Reiserichtlinien, die ich je gesehen habe, waren nur wenige Seiten lang.

2. Zentrales Reisen intern und extern

Viele Unternehmen zentralisieren ihr Reiseprogramm nicht und zahlen einen Preis in Bezug auf den Verlust von Möglichkeiten zur Kostenreduzierung und die interne Effizienz. Viele Unternehmen, die das Reisen nicht zentralisieren, befürchten, dass Reisende etwas tun müssen, was sie möglicherweise nicht tun möchten, zusammen mit der Idee, dass für die Zentralisierung des Reisens ein Travel Manager eingestellt werden muss. Beides mag berechtigte Bedenken sein, muss es aber in den meisten Fällen nicht sein. Wenn Reisende zentral buchen müssen, verlieren sie nicht unbedingt an Flexibilität. Sie können das Reisen zentralisieren, während Reisende weiterhin selbst buchen können, entweder bei einem Reisebüro Ihrer Wahl oder online über einen Anbieter, mit dem Sie zusammengearbeitet haben und dem Sie vertrauen. Indem Sie jemanden zuweisen, der für die Überwachung des Reisens verantwortlich ist, sind Sie es interne und externe Anlaufstelle für Reisefragen. Wenn Ihr Unternehmen weniger als 1 Million US-Dollar für Flugreisen ausgibt, benötigen Sie wahrscheinlich keinen Vollzeit-Reisemanager. In diesen Fällen kann die Reiseüberwachung der Finanzabteilung, der Personalabteilung oder sogar einem Assistenten auf Führungsebene übertragen werden. Hier sehen Sie die Vorteile, die sich aus der Zentralisierung des Reisens ergeben.

Wenn Sie Reisen mit einer einzigen Agentur zentralisieren, profitieren Sie auf eine Reihe wichtiger Arten. Sie haben einen einzigen Ansprechpartner für Probleme, während Reisende unterwegs sind, und Sie haben eine Stelle, an die Sie sich für alle Ihre Reiseanforderungen wenden können. Dadurch entfällt das Problem der Konsolidierung eines Reiseberichts aus mehreren Quellen. Wenn Sie Reisen zusammenführen, profitieren Sie erheblich von Skaleneffekten. Wenn Sie die Gesamtreise zwischen verschiedenen Abteilungen oder Standorten messen können, können Sie mehr für Ihr Geld von Reiseanbietern erhalten. Auf diese Weise können Sie mehr von Soft-Dollar-Programmen der Fluggesellschaft profitieren. Dies bedeutet mehr Freikarten und Upgrades, einen höheren prozentualen Rabatt von unserer bevorzugten Fluggesellschaft und bessere Verhandlungspreise für Ihre Hotel- und Autoverträge. Ihre Erfüllungskosten sinken ebenfalls, da Ihr Reisebüro häufig die Gebühren für ein höheres Gesamtreisevolumen reduziert.

3. Mischung aus Online-Buchung und persönlichem Service

Dies ist ein Nachtrag zum vorherigen Element, in dem die Zentralisierung des Reisens mit einem Reisebüro gefordert wird. Dies ist wichtig, aber Sie müssen nicht verlangen, dass Reisende ein Online-Buchungssystem verwenden, und Sie müssen nicht verlangen, dass Reisende die Agentur direkt anrufen. Indem Sie Reisenden die Möglichkeit bieten, beides zu tun, erreichen Sie mehrere Ziele. Sie reduzieren Ihre Erfüllungskosten, da die Online-Buchung im Hinblick auf eine Servicegebühr günstiger ist. Indem Sie Reisenden die Möglichkeit geben, geben Sie ihnen ein Gefühl der Kontrolle, wodurch die Moral erhöht wird und Sie eine bessere Chance auf eine hohe Adoptionsrate haben. Drittens lassen Sie eine bewährte Methode offen, mit der Sie Ihre Online-Buchungsmaschine für weniger komplexe Reiserouten verwenden und leitende Angestellte, Vielreisende und komplexe Reiserouten direkt bei einem Reisebüro buchen können, das ein höheres Serviceniveau und insgesamt ein besseres Angebot bietet Reiseerfahrung dort, wo es am meisten gerechtfertigt ist.

4. Schauen Sie unter jeden Stein

Während sich der Großteil der meisten Reiseprogramme um das Luftbudget dreht, gibt es mehrere andere Bereiche, die untersucht werden können, um Einsparungsmöglichkeiten zu finden. Es gibt einige naheliegendere Bereiche, wie zum Beispiel ausgehandelte Hotelpreise in Ihren Lieblingshotels oder Mietwagenrabatte bei einem bevorzugten Anbieter. Oft hat Ihr Reisebüro bereits ermäßigte Preise durch Konsortialverbände und Agenturautoverträge. Es gibt auch einige weniger häufige Bereiche, die untersucht werden sollten. Wenn beispielsweise der Bodentransport ein Problem darstellt, bieten die meisten Lieferanten ermäßigte Tarife und eine direkte Abrechnungsoption an. Direkte Abrechnungsvereinbarungen mit Hotels und Autovermietungen sind auch eine großartige Möglichkeit, die Effizienz zu steigern und die Arbeit der Buchhaltungsabteilung zu erleichtern.

5. Nutzen Sie Hard-Dollar- und Soft-Dollar-Kontrakte

Die meisten großen Fluggesellschaften bieten heute Preisnachlässe für harte Dollars sowie Anreize für weiche Dollars als Gegenleistung für die Treue des Unternehmens zu ihrem Produkt an. Wenn Ihr Reiseprogramm mehr als 1 Million US-Dollar an Flugausgaben umfasst, können Sie sich als Gegenleistung für eine Marktanteilsverpflichtung einen Rabatt auf die niedrigsten Tarife Ihrer bevorzugten Fluggesellschaft sichern. Für Ihre sekundären Fluggesellschaften oder wenn Ihr Volumen unter dem von der Fluggesellschaft geforderten Mindestvolumen liegt, können Sie an Soft-Dollar-Programmen für Freikarten und kostenlose Upgrades sowie Verbesserungen des Reisestatus oder Flughafenclubpässe teilnehmen. Diese Programme erfordern wenig Volumen, sind jedoch nicht gut bekannt, sodass Sie möglicherweise nach ihnen suchen oder Baker Travel oder Ihre aktuelle Agentur bitten müssen, Sie in die richtige Richtung zu weisen.

6. Hotelvolumen nicht vernachlässigen

Das Hotelvolumen wird manchmal übersehen, sollte es aber nicht sein. Die ausgehandelten Preise können über Ihr Reisebüro oder direkt mit den Hotelimmobilien Ihrer Wahl vereinbart werden. Einzelne Hotels in der Nähe von Unternehmensstandorten verhandeln für Sie ermäßigte Preise im Austausch für eine Mindestverpflichtung für Zimmer / Übernachtungen. Wenn Sie ein Reisebüro nutzen, erhalten Sie wahrscheinlich Rabatte von 5% bis 50% auf Tausende von Hotels weltweit.

7. Haben Sie mindestens einen Mietwagenvertrag

Mietwagenverträge sind einfach abzuschließen und erfordern wenig Engagement des Unternehmens. Wählen Sie einen Partner mit Flughafenstandorten und einem Ruf für exzellenten Kundenservice. Sie können sehr einfach 5-10% sparen und für alle Ihre Mitarbeiter eine häufige Mietermitgliedschaft aushandeln. Dies wird sie effizienter machen und die Moral verbessern. Gleichzeitig können Sie auch direkte Abrechnungsvereinbarungen abschließen, die die Arbeit Ihrer Reisenden und Buchhaltungsmitarbeiter erheblich entlasten.

8. Gruppen- und Besprechungsverträge verstehen

Fluggesellschaften und Hotels ermäßigen Ihre Tarife und Tarife, wenn Gruppen zusammen reisen oder sich an einem einzigen Ziel von mehreren Abflugorten aus treffen. Mit diesen Besprechungsverträgen erhalten Sie Flugpreisnachlässe von 2-10%. Wenn Sie genügend Reisende mit einer einzigen Fluggesellschaft haben, können Sie möglicherweise über Freikarten verhandeln, die bei Vertragsabschluss vergeben werden. Die Mindestanforderung beträgt normalerweise 10 Reisende, die zur gleichen Zeit an denselben Ort reisen. Einige Fluggesellschaften haben höhere Mindestanforderungen. Fragen Sie daher unbedingt nach, bevor ein Vertrag erstellt wird. Hotels werden ihre Preise in ähnlicher Weise mit mindestens 10 Übernachtungen ermäßigen. Diese Rabatte können je nach Auslastung und saisonalen Abweichungen zwischen 10% und einem viel höheren Rabatt liegen.

9. Verwenden Sie die Berichterstellung, um die Metriken konsistent zu verbessern

Gut verwaltete Reiseprogramme erfordern eine ständige Überwachung und finanzielle Kontrolle, um ordnungsgemäß eingesetzt zu werden. Bestehen Sie auf zeitnahen und benutzerdefinierten Berichten, die so gestaltet werden können, dass Sie die Informationen erhalten, die Sie am meisten benötigen. Durch regelmäßige Berichte über das Verhalten von Reisenden und die Vertragserfüllung von Anbietern sind Sie besser in der Lage, Vertragspflichten zu erfüllen, Kostensenkungsziele zu erreichen und zu sehen, wo Möglichkeiten für zukünftige Einsparungen liegen.

10. Nutzen Sie alle Möglichkeiten, um den Komfort und die Effizienz der Reisenden zu verbessern

Schließlich wird jedes gut verwaltete Reiseprogramm den Komfort und die Produktivität ihrer Reisenden berücksichtigen. Wenn sich Reisende wohl fühlen, können sie sich auf ihre Hauptprioritäten konzentrieren, die Ihnen dabei helfen, Ihr Geschäft voranzutreiben. Wenn Reisende glücklich sind, leisten sie eine höhere Leistung. Fragen Sie, ob Ihr Reisebüro den Reisestatus einer bevorzugten Fluggesellschaft verbessern kann. Schauen Sie sich den Kauf von Blöcken mit Flughafenclubpässen an, damit diese bei langen und komplexen Reiserouten strategisch eingesetzt werden können. Es gibt viele Möglichkeiten, Reisende für die schwierige und oft anstrengende Reise zu belohnen. Diese Art von Belohnungen erzeugt ein Gefühl der Loyalität und steigert die Produktivität und Effizienz.

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